Les premières étapes de l'organisation d'un événement

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L'organisation d'un événement suit des étapes classiques que l'on va détailler ici. Il s'agit des premières étapes logistiques qui sont bien entendu précédées de réflexions et de questionnements stratégiques sur les objectifs, les cibles et le format de l'événement.

Les étapes indiquées ci-après ne se tiennent pas nécessairement dans cet ordre mais sont conjointement liées pour que la base de l'événement organisé soit solide.

ÉTAPE 1 - LA DATE

Déterminer la date de l’événement est la première chose que l'on fait dans l'organisation d'un événement. Cette dernière peut être définie (selon différents critères, cf ci-dessous) ou imposée.

- En fonction du secteur d'activité / de la cible et de l'objectif de l'événement. De même, il faudra vérifier les agendas du public visé pour s'assurer qu'il n'y ai pas d'événements concurrents susceptibles de capter le public

- En fonction de la saisonnalité du public visé. Si l'événement est à destination des touristes, ce dernier devra se tenir en période touristique.

- En fonction de la saisonnalité. Un événement grand public en extérieur aura plus de chance de se passer dans de bonnes conditions si on l'organise au printemps ou en été plutôt qu'en hiver ou en automne.

- En fonction d’un anniversaire, une célébration, un événement national, une date spécifique à respecter

- En fonction du calendrier de l’entreprise, des disponibilités de ses collaborateurs

- Par habitude de récurrence

ÉTAPE 2 - LE LIEU

Si le client n’a pas de lieu fixe pour l'événement il faudra alors être force de proposition et déterminer avec lui un lieu correspondant à ses besoins.

- L'événement se tient dans les locaux du client, le lieu est imposé de fait

- Par choix de mettre en valeur un lieu partenaire ou un lieu par habitude

- Par intérêt patrimonial ou touristique

- Selon les capacités d’accueil et l'aménagement disponible sur place

L'étape 1 et l'étape 2 sont conjointement liées si l'événement est organisé dans un lieu externe (espace privé, lieu public...), il faudra alors déterminer sa disponibilité.

ÉTAPE 3 - LE BUDGET

Souvent très vague ce dernier se précise lorsque l'on connaît le lieu. Il s'agit ensuite de déterminer les différents postes de dépenses liés à l'événement pour commencer à démarcher les prestataires et à trouver des sources de financement (billetterie, partenariats...)

ÉTAPE 4 - LES PARTICIPANTS

La cible de l'événement est définie par le client / l'entreprise en fonction de ses cibles prioritaires et secondaires déterminées dans sa stratégie de communication globale dans laquelle s'intègre l'événementiel. En définissant la cible on détermine également le nombre de participants pour établir un budget de plus en plus précis.

ÉTAPE 5 - LE PROGRAMME

En déterminant la date, le lieu, la cible et les objectifs de l'événement il est également indispensable de déterminer le programme de ce dernier. Le programme découle de fait de tous ces paramètres et nous pourrons ainsi définir la durée de l'événement, l'heure de début puis l'heure de fin...

ÉTAPE 7 - LES OBJECTIFS ET LE FORMAT

Cf articles précédents (https://www.constancepubert.com/post/quels-sont-les-objectifs-d-un-evenement)

ÉTAPE 8 - QUI ORGANISE

Organiser un événement c'est aussi savoir qui l'organise. En interne, par une agence événementielle, par un chef de projets événementiels freelance, les possibilités sont multiples.

Tous les aspects détaillés ci-dessus peuvent paraître complexes et l'ordre de réalisation tellement concomitant que la tâche peut s'avérer fastidieuse. C'est pourquoi je peux vous accompagner sur toutes les étapes d'organisation de votre événement alors n'hésitez pas à me contacter.

Constance ✨